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하이브리드 워크란 무엇인가요?
하이브리드 워크에 대해 들어보셨나요? 하이브리드 워크란 사무실로의 출근과 재택 근무를 결합한 근무 형태입니다. 즉, 오프라인과 온라인을 넘나들며 유연하게 근무하는 형태를 말합니다. 코로나19 팬데믹으로 인하여 국내외 많은 기업에서는 근무방식을 하이브리드 워크로 전환하였고, 이는 최근 몇 년 간 업무환경에 있어 가장 큰 변화 중 하나입니다. IT 분야의 전문 리서치 그룹 가트너(Gartner)에 따르면 2023년 말까지 전 세계 근로자의 39%가 하이브리드 업무 환경에서 근무하게 될 것이라는 전망을 발표하기도 했습니다. 이는 지난 2022년보다 증가한 수치이며 향후 지속적으로 주요 업무 형태로 자리 잡을 것으로 예측했습니다.
하이브리드 워크가 가져온 새로운 도전과제
많은 기업들이 하이브리드 워크로 전환함에 따라, 조직 구성원은 새로운 도전과제에 직면하였습니다. 근무 환경은 변화되었지만 업무 방식은 아직도 과거에 멈춰있기 때문입니다. 채널이 파편화될 수 있는 하이브리드 워크 환경에서는 기존의 프로젝트 관리 및 협업 방식이 그다지 효과적이지 않을 수 있습니다. 왜 과거의 업무 방식이 하이브리드 워크에서 효과적이지 않을까요?
[이미지1] 여러 채널을 통해 들어오는 메시지들
그 이유는 근무 환경의 방해요소가 많아졌기 때문입니다. 조직은 새로운 형태의 협업에 적응해야 하지만 이를 위한 상호작용이 부족하여 어려움을 느낍니다. 위 이미지의 Jack이 보낸 메시지의 내용을 보내기도 하고 받기도 해보았던 경험이 있으신가요? 여러 채널을 통하여 커뮤니케이션 하다 보면 업무의 진척을 상호 간 투명하게 공유하기 어렵습니다. 특히 글로벌 차원에서 프로젝트 관리는 더욱 어려워질 수 있겠죠. 가트너(Gartner)의 설문조사에 따르면 HR 리더의 71%가 코로나19 팬데믹 이전보다 구성원 간의 협업에 대해 더욱 우려하고 있는 것으로 나타났습니다. 이는 온라인에서의 협업이 늘어난 만큼 상호작용에 대한 걱정이 커졌음을 의미합니다.
이러한 상황에서 넋 놓고 바라만 보아야 할까요? 아닙니다. 원활한 커뮤니케이션과 투명한 업무 공유, 프로젝트 관리 추적을 위해 기업은 조직 구성원들에게 디지털 협업 툴을 제공함으로써 이러한 위기를 극복해야 합니다.
효과적인 협업을 위한 솔루션, 아사나(Asana)
어떻게 하이브리드 워크 안에서도 성공적으로 업무를 수행할 수 있을까요? 하이브리드 워크의 핵심은 ‘공동 작업 관리’입니다. 효과적인 협업과 프로젝트를 실현하는 것이 힘들고도 중요한 과제인 상황에서, 이를 극복하기 위한 솔루션으로 아사나(Asana)가 있습니다.
“아사나? 그게 무엇인가요?”
본론에 들어가기에 앞서 Asana에 대한 간략한 설명이 필요할 것 같습니다. Asana는 모든 종류의 업무를 한 공간 안에서 관리 및 작업을 가능하게 하는 클라우드 기반 협업 플랫폼(SaaS)입니다. 다양한 툴과의 연동을 통해 생산성 향상을 위해 만들어진 글로벌 플랫폼입니다. 팀과 도구 전반의 복잡한 작업을 대규모로 쉽게 관리하여 일에 대한 성과를 가속화할 수 있도록 지원합니다.
지금부터 효과적인 협업을 달성할 수 있도록 도와주는 Asana의 핵심요소 3가지를 살펴보겠습니다.
- 체계적인 조직 목표 관리가 가능합니다.
협업을 할 때 Alignment을 달성하는 것은 쉽지 않습니다. Asana에는 Goal(목표)을 설정하는 기능이 있습니다. 이 기능은 조직이 전사 및 팀원들을 Align할 수 있도록 돕는 방법입니다. 하지만 조직의 목표를 설정했으나 이를 잊어버리는 경우가 빈번하게 발생합니다. 때때로 우리는 장기적인 목표를 크게 설정한 다음 상황이 바뀌면 업데이트하지 않습니다. 또는 궁극적인 목표와 실제로 연결되지 않는 목표를 설정하기도 합니다. Asana에서 실시한 설문조사에 따르면 “회사가 설정한 목표를 구성원으로서 지속적이고 긴밀하게 공유 받았다”라고 응답한 결과가 16%밖에 되지 않습니다.
[이미지2] Asana의 목표 관리 기능
Asana를 활용한다면 개인의 목표, 조직의 목표, 회사의 목표를 긴밀하게 연결할 수 있으며 체계적으로 관리할 수 있습니다. Asana에서는 일의 단위를 Task, Project, Portfolio, Goal로 정의하고 있습니다. Task가 모여 Project가 되고, Project가 모여 Portfolio가 되며, 나아가 Goal까지 유기적으로 연결되어 있습니다. 모든 구성원이 하는 Task가 팀의 Goal과 연결되어 있기 때문에 본인이 하는 업무를 명확하게 확인할 수 있습니다. 또한 팀 리더는 Goal과 Portfolio를 관리하며 업무 진척 파악을 위해 발생하는 불필요한 업무들에서 시간을 절약할 수 있습니다. 모든 사람이 실시간으로 진행 상황을 추적할 수 있도록 하여 팀 전체에 상호 신뢰와 자율성을 구축할 수도 있습니다.
- 최적의 협업 환경을 구축해줍니다.
여러 이해관계가 존재하는 팀 간의 협업은 종종 복잡하고 혼란을 일으키기도 합니다. 프로젝트를 진행하기 위해 마케팅/영업/IT/운영 등 여러 팀의 서로 다른 의견을 연결해야 하는 경우가 많은데, 연결이 잘되지 않아 문제가 발생하기도 합니다. 이 문제는 하이브리드 워크에서 더욱 심화됩니다. 그러나 Asana를 통해 이를 해결할 수 있습니다.
[이미지3] Asana의 워크플로우 기능
Asana는 여러 부서의 업무를 가시적으로 한눈에 보이도록 정리할 수 있습니다. 전체 구성원을 단일 플랫폼에 모음으로써 팀 전체를 하나로 동기화하여 업무를 수행할 수 있도록 합니다. 또한 Slack, Zoom 등 다른 솔루션과 연동할 수 있어 효율적으로 업무를 수행할 수 있습니다. 그 외에도 마케팅 대행사에 브리핑을 하거나 관리자에게 검토를 위해 프로젝트를 보내야 하는 경우와 같이 팀원에게 자동으로 작업을 할당하는 ‘사용자 지정 워크플로우’를 만들 수도 있습니다. 단순히 업무를 생성하고 할당하는 것이 아닌 업무 프로세스의 자동화를 가능하게 합니다.
- 업무 진행상황을 투명하게 관리할 수 있습니다.
업무 진행상황을 투명하게 관리하는 것 또한 하이브리드 워크에서 효과적인 협업을 달성하기 위한 주요 요소입니다. 조직 전반의 가시성을 높이는 데 도움이 되는 두 가지 방법이 있습니다. 첫째, 협업 툴을 사용함으로써 정보가 분산 혹은 손실되는 것을 방지하는 것입니다. 여러 팀이 협업을 할 때 각각 다른 방식으로 업무를 한다면 정보를 명확하게 업데이트하는 것이 어렵기 때문입니다. 둘째, 리더가 진행상황을 쉽게 확인할 수 있게끔 투명하게 보고하는 것입니다. 협업 툴을 사용하면 업무의 진척도를 실시간으로 업데이트할 수 있어 별도의 보고서나 추가적인 회의 없이도 리더에게 알릴 수 있습니다.
[이미지4] Asana의 대시보드 기능
이 모든 것을 가능하게 하는 것이 바로 Asana입니다. Asana에서는 개인별 업무를 칸반보드 및 타임라인 형태의 뷰로 볼 수 있으며, 상대방에게 할당한 작업의 상태를 확인할 수 있습니다. 업무가 하나의 공간에서 투명하게 이루어지기 때문에 함께 일하는 모든 구성원들이 동일한 프로세스를 중심으로 작업할 수 있습니다. 작업의 우선순위를 정하거나 마감기한을 설정하거나 담당자 및 협업자를 설정할 수도 있습니다. 상황에 따라 우선순위를 빠르게 변경할 수도 있으니 하이브리드 워크에서 업무 계획을 추적하는 데에 간편합니다. 조직 전체, 프로젝트별, 담당자별 업무 현황을 시각적으로 확인할 수 있으니 리더의 입장에서도 모니터링하고 승인하는 데에 아주 편리한 역할을 합니다.
정리해봅시다
코로나19 팬데믹을 계기로 전 세계의 기업들은 전례 없는 속도와 규모로 여러 근무 형태를 도입하기 시작했습니다. 직원과 기업 모두 ‘있으면 좋은 것’이라고 생각했던 원격 근무 환경이 하루아침에 ‘필요한 것’이 되었고, 이에 따라 많은 기업은 사무실 근무와 재택 근무를 적절히 섞는 하이브리드 워크를 선택하고 있습니다. 이러한 변화 속에서 기업은 구성원들에게 필요한 자원을 제공하고 비즈니스 연속성을 보장하기 위해 솔루션과 정책 등을 조정 및 발전시켜야 합니다.
하이브리드 워크 환경에서는 더 이상 과거의 업무 방식은 통하지 않습니다. 더욱 빠르게, 유기적으로, 투명하게 업무를 공유하며 소통해야 합니다. Asana를 사용하면 누가, 무엇을, 언제까지, 어떻게 진행하는지 한눈에 파악할 수 있기 때문에 체계적인 업무 관리와 복잡한 협업이 쉬워집니다.
나의 업무와 팀원의 업무를 실시간으로 파악하고 싶으신가요? 메가존클라우드를 통해 Asana에 대해 알아보시고 여러분들의 비즈니스에 더 큰 날개를 달아보시길 바랍니다.
