1. Overview (Bối cảnh dự án)

Yanolja vận hành nhiều công ty con và bộ phận kinh doanh, và mỗi đơn vị tổ chức đã riêng lẻ triển khai và sử dụng các SaaS khác nhau.
Mặc dù quản lý được thực hiện ở cấp bộ phận, nhưng từ góc độ toàn công ty, tình hình SaaS bị phân mảnh, dẫn đến khó khăn trong việc nắm bắt toàn bộ tình hình sử dụng, chi phí, trạng thái hợp đồng và rủi ro bảo mật một cách toàn diện.

Do đó, nhu cầu tối ưu hóa chi phí SaaS và nhu cầu về quản lý toàn diện được liên tục đề cập, và công ty đã xem xét triển khai một giải pháp có thể quản lý tình hình sử dụng SaaS toàn công ty một cách tích hợp.

2. Challenge (Định nghĩa vấn đề)

Các vấn đề chính mà Yanolja phải đối mặt trước khi khởi động dự án như sau.

• Thiếu tính hiển thị của tình hình sử dụng SaaS
  Vì mỗi bộ phận có chủ thể quản lý khác nhau, nên khó nắm bắt toàn bộ lượng sử dụng SaaS, người dùng hoạt động và trạng thái hợp đồng một cách tích hợp

• Hạn chế trong tối ưu hóa chi phí
  Mặc dù có các giấy phép được duy trì bất kể việc sử dụng thực tế, nhưng khó xác nhận điều này một cách định lượng

• Khó khăn trong quản lý rủi ro bảo mật
  Cấu trúc khiến khó xác định một cách có hệ thống các rủi ro bảo mật tiềm ẩn như tài khoản chưa sử dụng lâu dài, tài khoản nhân viên đã nghỉ việc

• Thiếu hiệu quả vận hành do quản lý thủ công
  Phải đăng nhập riêng lẻ vào từng SaaS để xác minh thông tin, dẫn đến thời gian quản lý quá mức

3. Solution (Giải pháp)

Yanolja đã triển khai Space SaaS Ops, giải pháp quản lý SaaS riêng của MegazoneCloud, để hợp nhất hệ thống quản lý SaaS toàn công ty.

• Xây dựng nền tảng quản lý SaaS tích hợp
  Được cấu hình để xác minh các chỉ số chính như lượng sử dụng, trạng thái hợp đồng, hoạt động người dùng, ngày truy cập cuối cùng trên một màn hình duy nhất

• Tích hợp SaaS dựa trên API
  Tích hợp hơn 30 ứng dụng SaaS bao gồm các SaaS chính như Slack, Atlassian

• Thiết lập hệ thống vận hành dựa trên hợp tác giữa các bộ phận
  Xây dựng hệ thống quản lý chung được sử dụng bởi đội IT Infrastructure và đội Procurement cùng với những người phụ trách SaaS ở mỗi bộ phận

• Mở rộng từng bước dựa trên phản hồi của những người thực hiện
  Xác minh chi phí ẩn và rủi ro bảo mật một cách rõ ràng thông qua PoC, sau đó mở rộng phạm vi tích hợp từng bước

4. Result (Kết quả)

Thông qua triển khai Space SaaS Ops, Yanolja đã đạt được các kết quả sau.

• Tiết kiệm chi phí SaaS khoảng 15%
  Đạt được hiệu quả tiết kiệm chi phí thực tế thông qua xác định các giấy phép chưa sử dụng và sử dụng thấp

• Cải thiện hiệu quả vận hành
  Thoát khỏi phương pháp quản lý riêng lẻ theo SaaS, giảm đáng kể thời gian quản lý thủ công thông qua quản lý dựa trên màn hình duy nhất

• Xây dựng hệ thống quản lý rủi ro bảo mật và hợp đồng chủ động
  Quản lý các chỉ số như tài khoản chưa sử dụng và thời điểm hết hạn hợp đồng, cho phép ứng phó rủi ro chủ động

• Cải thiện sự hài lòng nội bộ
  Xác nhận mức độ hài lòng cao từ những người thực hiện về cải thiện tiện lợi quản lý và từ những người quản lý về đạt được tính hiển thị chi phí và bảo mật

Yanolja đánh giá tích cực về khả năng quản lý tích hợp lượng sử dụng AI SaaS (như tiêu thụ token) trong tương lai và khả năng mở rộng sang lĩnh vực quản lý cơ sở hạ tầng đám mây vượt ra ngoài SaaS.